Nội dung khái quát, không phải tư vấn pháp lý hay thuế. Quy định thay đổi theo thời gian và áp dụng khác nhau theo từng trường hợp — với việc cụ thể nên hỏi cơ quan quản lý, cơ quan thuế hoặc luật sư.
Một giao dịch giữa hai doanh nghiệp để lại một chuỗi chứng từ, và chúng cần khớp nhau.
Chuỗi chứng từ điển hình
Đơn đặt hàng hoặc hợp đồng.
Phiếu xuất kho và phiếu giao hàng.
Biên bản giao nhận, biên bản nghiệm thu.
Hoá đơn.
Chứng từ thanh toán.
Biên bản đối chiếu công nợ.
Chúng phải khớp nhau
Số lượng, quy cách, đơn giá trên các chứng từ phải trùng.
Lệch một chi tiết là chỗ khó xử khi đối chiếu và khi giải trình.
Ghi số hiệu và ngày
Mỗi chứng từ có số hiệu riêng, và tham chiếu tới chứng từ trước đó.
Nhờ vậy mới lần được cả chuỗi khi cần.
Lưu trữ
Lưu theo thứ tự và theo đối tác.
Bản điện tử cần sao lưu ở nơi thứ hai.
Thời hạn lưu chứng từ có quy định — hỏi cơ quan thuế cho đúng loại chứng từ.
Đối chiếu định kỳ
Với đối tác thường xuyên, đối chiếu công nợ theo tháng hoặc quý.
Phát hiện lệch sớm dễ xử lý hơn nhiều so với để dồn cả năm.
Khi có sai sót
Xử lý theo đúng thủ tục điều chỉnh, không sửa tay lên chứng từ đã phát hành.
Hỏi đáp nhanh
Chuỗi chứng từ điển hình gồm những gì?
Đơn đặt hàng hoặc hợp đồng, phiếu xuất kho và giao hàng, biên bản giao nhận và nghiệm thu, hoá đơn, chứng từ thanh toán, và biên bản đối chiếu công nợ.
Vì sao chứng từ phải khớp nhau?
Vì lệch một chi tiết là chỗ khó xử khi đối chiếu và khi giải trình.
Vì sao cần số hiệu và tham chiếu?
Để lần được cả chuỗi chứng từ khi cần.
Nên đối chiếu công nợ khi nào?
Theo tháng hoặc quý với đối tác thường xuyên — phát hiện lệch sớm dễ xử lý hơn để dồn cả năm.
