Nội dung khái quát, không phải tư vấn pháp lý hay thuế. Quy định thay đổi theo thời gian và áp dụng khác nhau theo từng trường hợp — với việc cụ thể nên hỏi cơ quan quản lý, cơ quan thuế hoặc luật sư.
Một danh sách nhà cung cấp được duy trì tử tế là tài sản của doanh nghiệp, không phải của cá nhân.
Ghi những gì
Tên doanh nghiệp, mã số, địa chỉ.
Người liên hệ và chức vụ.
Nhóm hàng cung cấp.
Điều kiện giá và thanh toán đã thoả thuận.
Thời gian giao hàng thông thường.
Ngày làm việc gần nhất.
Theo dõi hiệu quả
Tỉ lệ giao đúng hạn.
Số lần có lỗi chất lượng.
Cách họ xử lý khi có vấn đề.
Ghi ngay sau mỗi đơn, không dựa vào trí nhớ cuối năm.
Phân nhóm
Nhà cung cấp chính, nhà cung cấp phụ, nhà cung cấp dự phòng.
Với mỗi nhóm hàng quan trọng, luôn có ít nhất một tên ở nhóm dự phòng.
Đánh giá định kỳ
Mỗi năm một lần, xem lại danh sách.
Ai xuống thì trao đổi, ai không cải thiện thì thay dần.
Không để phụ thuộc một người
Thông tin phải nằm trong hệ thống của công ty.
Người phụ trách nghỉ thì việc vẫn tiếp tục được.
Bảo mật
Danh sách nhà cung cấp và điều kiện giá là thông tin nhạy cảm.
Giới hạn người truy cập và thu quyền khi nhân sự nghỉ việc.
Giữ quan hệ
Liên hệ định kỳ cả khi chưa có đơn — lúc cần gấp thì quan hệ sẵn có mới phát huy.
Hỏi đáp nhanh
Danh sách nhà cung cấp nên ghi gì?
Tên doanh nghiệp và mã số, người liên hệ, nhóm hàng cung cấp, điều kiện giá và thanh toán, thời gian giao hàng thông thường, và ngày làm việc gần nhất.
Theo dõi hiệu quả bằng chỉ số nào?
Tỉ lệ giao đúng hạn, số lần có lỗi chất lượng, và cách họ xử lý khi có vấn đề — ghi ngay sau mỗi đơn.
Vì sao không nên để thông tin nằm trong đầu một người?
Vì người đó nghỉ thì công ty mất luôn quan hệ — thông tin phải nằm trong hệ thống của công ty.
Vì sao nên liên hệ định kỳ cả khi chưa có đơn?
Vì lúc cần gấp thì quan hệ sẵn có mới phát huy.
