Nội dung khái quát, không phải tư vấn pháp lý hay thuế. Quy định thay đổi theo thời gian và áp dụng khác nhau theo từng trường hợp — với việc cụ thể nên hỏi cơ quan quản lý, cơ quan hải quan, cơ quan thuế hoặc luật sư.
Chứng từ trong xuất nhập khẩu phải khớp nhau tuyệt đối, và đây là nguyên nhân chậm trễ phổ biến nhất.
Các chứng từ cơ bản
Hợp đồng ngoại thương.
Hoá đơn thương mại — cơ sở tính thuế.
Phiếu đóng gói — chi tiết từng kiện.
Vận đơn — chứng từ vận chuyển và thường là chứng từ nhận hàng.
Giấy chứng nhận xuất xứ — cơ sở hưởng ưu đãi thuế quan nếu có.
Giấy tờ chuyên ngành tuỳ mặt hàng.
Phải khớp nhau
Tên hàng, số lượng, trọng lượng, số kiện, tên người mua người bán.
Lệch một chi tiết là lô hàng có thể nằm lại chờ xử lý.
Kiểm bản nháp trước
Yêu cầu bên bán gửi bản nháp chứng từ trước khi phát hành chính thức.
Sửa bản nháp mất vài phút; sửa bản đã phát hành mất nhiều ngày và có phí.
Giấy chứng nhận xuất xứ
Chỉ có giá trị khi đúng mẫu và đúng điều kiện của hiệp định tương ứng.
Sai mẫu thì mất ưu đãi thuế — khoản này thường lớn.
Lưu trữ
Giữ bộ đầy đủ theo thời hạn quy định.
Hồ sơ có thể được yêu cầu kiểm tra sau thông quan.
Khi chưa quen
Dùng đơn vị dịch vụ khai báo cho lô đầu, và học từ bộ hồ sơ họ làm.
Hỏi đáp nhanh
Bộ chứng từ cơ bản gồm những gì?
Hợp đồng ngoại thương, hoá đơn thương mại, phiếu đóng gói, vận đơn, giấy chứng nhận xuất xứ nếu có, và giấy tờ chuyên ngành tuỳ mặt hàng.
Vì sao chứng từ phải khớp nhau?
Vì lệch một chi tiết là lô hàng có thể nằm lại chờ xử lý.
Vì sao nên kiểm bản nháp chứng từ?
Vì sửa bản nháp mất vài phút, còn sửa bản đã phát hành mất nhiều ngày và có phí.
Giấy chứng nhận xuất xứ sai mẫu thì sao?
Mất ưu đãi thuế — khoản này thường lớn.
